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Frais de missions sur justificatifs?


Frais de missions sur justificatifs?

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03/04/18 à 17:20
pacodoso
Freelance
impliqué
Inscrit le 21 Jan 2016
Messages: 243
Bonjour,

Je suis en discussion avec un intermédiaire pour une mission chez un client final situé à Lyon, à 500 km de chez moi. Le client à l'habitude de collaborer avec des freelances qui travaillent majoritairement en télétravail (4 jours/semaine).

J'ai proposé 2 jours "sur site" toutes les 2 semaines, au lieu d'1 jour "sur site" par semaine : le client est d'accord sur le principe.

Par contre, nous sommes en discussion sur la modalité de prise en compte des frais liés à la mission :

- le trajet :
|- en voiture : il y a 500 km et il faut compter 5 heure de route. Il y a déjà 30 € de péage / trajet
|- en train : le prix des trajets semble varier entre 60 et 150 €, et chaque trajet dure 4 heures.
|- bus/taxi/Uber : si j'y vais en train, des frais supplémentaires sont à prévoir, car le client est "en dehors" de la ville principale
Comment estimer le "coût" réel d'un trajet en voiture? Prendre en compte uniquement l'essence ne me semble pas "juste", et me baser sur le barème fiscal semble "excessif".
Le train semble être une meilleure option, mais il y a toujours un risque de grève/retard, et il faut que je pense au trajet entre la gare et le client.


- l'hébergement :
|- hôtel : comme il s'agirait de 2 nuits toutes les 2 semaines, l'hôtel semble la solution la plus adaptée
Mais comment définir un "juste prix" pour un hôtel? Le client ne risque-t-il pas de se baser sur un prix plancher, me forçant à partir sur un hôtel "bas de gamme" ou mal situé?
De même, je pourrais me limiter à une seule nuit si le client accepte que j'arrive vers 10h30 / 11h00 au lieu de 9h dans ses locaux.


- les repas :
Enfin, un certain nombre de repas sont à prévoir : 3 dîners, 2 petit-déjeuner et 2 déjeuners (si 2 nuits sur place) // 2 dîners, 2 petit-déjeuner et 2 déjeuners (si 1 nuit sur place)
Mais quel est le montant "normal" ou généralement constaté pour chaque cas?

Actuellement, le client souhaiterait partir sur des frais "réels" :
- je devrais soumettre après chaque déplacement l'ensemble des frais au client, afin qu'il les valide
- ensuite, le client devrait payer mon intermédiaire
- et enfin, l'intermédiaire me verserait les frais
Mais est-ce réellement le mode le plus simple et/ou le plus adapté? Ne serait-il pas plus intéressant pour moi de partir sur un montant forfaitaire pour chaque déplacement, afin de payer les frais directement via ma société?


Pour les jours en "remote", le tarif est correct, sans être extraordinaire : 380 €. Mais du coup je cherche une solution juste et équitable, car chaque aller-retour me fera "perdre" entre 8 et 10h.
Comment négociez-vous cela quand vous être confrontés à de telles mission?

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03/04/18 à 21:06
ubik_2008
Freelance
impliqué
Inscrit le 16 Nov 2008
Messages: 338
Toi c'est la première fois que tu te déplaces, ca se voit .... 4 jours en remote en plus et ça se plaint.

C'est devenu rare les clients qui payent aux frais réels. Alors fonce, c'est la meilleur option mais n'oublie pas de rajouter la TVA sur tes frais de déplacement. De toute façons, ces frais seront passés en charge vu que tu vas les avancer avec ta société.

Il suffit juste de pas abuser, ne prends pas un hotel à 150 euros, plutôt entre 80 et 100 euros avec petit déj compris, pareil pour les repas, évite le 3 étoiles... sois raisonnable. Dis leur que le repas de midi c'est pour toi, ça se fait souvent.

Et pour la voiture, prends les IKs s'ils te le proposent !!! en plus avec la grève SNCF, t'as une excuse en béton. S'il trouve que ça fait trop, eh ben tu prends le barème des Iks pour une puissance inférieure.

Et pour les horaires... s'ils veulent pas payer l'hotel et ben t'arrive à 10h et voila, c'est leur faute.

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04/04/18 à 09:35
pacodoso
Freelance
impliqué
Inscrit le 21 Jan 2016
Messages: 243
ubik_2008 a écrit:
Toi c'est la première fois que tu te déplaces, ca se voit .... 4 jours en remote en plus et ça se plaint.

C'est devenu rare les clients qui payent aux frais réels. Alors fonce, c'est la meilleur option mais n'oublie pas de rajouter la TVA sur tes frais de déplacement. De toute façons, ces frais seront passés en charge vu que tu vas les avancer avec ta société.

Il suffit juste de pas abuser, ne prends pas un hotel à 150 euros, plutôt entre 80 et 100 euros avec petit déj compris, pareil pour les repas, évite le 3 étoiles... sois raisonnable. Dis leur que le repas de midi c'est pour toi, ça se fait souvent.

Et pour la voiture, prends les IKs s'ils te le proposent !!! en plus avec la grève SNCF, t'as une excuse en béton. S'il trouve que ça fait trop, eh ben tu prends le barème des Iks pour une puissance inférieure.

Et pour les horaires... s'ils veulent pas payer l'hotel et ben t'arrive à 10h et voila, c'est leur faute.


Merci pour ton retour.

Effectivement, pour l'instant j'ai toujours effectué des missions pour des clients "proches" ou en full "remote".

Par contre je ne vois pas où je me "plains"? Que je cherche à négocier au mieux me semble "normal" en effet. Pour chaque déplacement, je perdrais entre 10 et 12h (en porte à porte) selon le mode de transport. Quand j'ai de tels déplacements hebdomadaires pour un client à proximité, je les répercute sur mon TJM : +20/30 €.

Après le fait que Lyon ne soit pas bien desservi depuis ma ville joue également. Si je devais aller à Paris, ce serait beaucoup plus "simple" : moins de 2h en train et des TJM globalement plus élevés.

Pour en revenir aux frais, je paie donc bien avec ma CB "pro"? Mais si je remets les justificatifs aux clients, comment moi-même je "justifie" ces frais à mon comptable?

Pour le déjeuner, je peux le prendre pour moi comme tu le suggères, mais pour le dîner ça me semble logique de le garder à la charge du client. Pour l'hôtel, la fourchette 80 - 100 €me semble également pertinente.

J'aurais un premier échange avec le client ce matin, j'en profiterais pour lui poser des questions.

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04/04/18 à 10:58
ubik_2008
Freelance
impliqué
Inscrit le 16 Nov 2008
Messages: 338
Parceque je suis jaloux ! J'ai du mal à négocier un ou deux jours de remote lorsque je suis en déplacement. Les clients sont très réfractaire sur le sujet en France. Il y a un problème de mentalité et de confiance mais bon c'est un autre sujet.

Pour les frais, en général c'est toi qui les avancent donc tu payes avec ta carte pro et tu les passent en charge. Lorsque tu fais ta facture, tu devras rajouter une ligne pour tes frais, ce sera soumis à TVA. Plus ils te demanderont un justificatif détaillé des frais avec les reçus mais quelque part tu sera obligé de le faire aussi pour ton expert comptable donc c'est pas du temps perdu.

Moi qui me déplace régulièrement, depuis quelques années aucun client ne veut plus rembourser les frais sur justificatif, à la place ils veulent un tarif "tout inclus", c'est plus simple pour eux, pas de vérif à faire. Mais ce tarif en général est négocié au plus juste, du coup une partie des frais est pour ta pomme.

De plus cette pratique impose de connaître à l'avance ces frais, du coup je refuse systématiquement toute mission où il faut prendre l'avion car le prix d'un billet d'avion n'est pas prévisible et peut varier du simple au triple, du coup à moins que le tarif soit extraordinaire, ce n'est pas intéressant.

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04/04/18 à 14:32
pacodoso
Freelance
impliqué
Inscrit le 21 Jan 2016
Messages: 243
ubik_2008 a écrit:
Parceque je suis jaloux ! J'ai du mal à négocier un ou deux jours de remote lorsque je suis en déplacement. Les clients sont très réfractaire sur le sujet en France. Il y a un problème de mentalité et de confiance mais bon c'est un autre sujet.

Pour les frais, en général c'est toi qui les avancent donc tu payes avec ta carte pro et tu les passent en charge. Lorsque tu fais ta facture, tu devras rajouter une ligne pour tes frais, ce sera soumis à TVA. Plus ils te demanderont un justificatif détaillé des frais avec les reçus mais quelque part tu sera obligé de le faire aussi pour ton expert comptable donc c'est pas du temps perdu.

Moi qui me déplace régulièrement, depuis quelques années aucun client ne veut plus rembourser les frais sur justificatif, à la place ils veulent un tarif "tout inclus", c'est plus simple pour eux, pas de vérif à faire. Mais ce tarif en général est négocié au plus juste, du coup une partie des frais est pour ta pomme.

De plus cette pratique impose de connaître à l'avance ces frais, du coup je refuse systématiquement toute mission où il faut prendre l'avion car le prix d'un billet d'avion n'est pas prévisible et peut varier du simple au triple, du coup à moins que le tarif soit extraordinaire, ce n'est pas intéressant.


Je comprends! Si j'ai pu faire quelques mission en "remote", c'était surtout pour des clients locaux et l'aspect "pratique".

Mais j'ai pu faire une mission "remote" de quelques pour une start-up basée dans le sud en début d'année, et j'ai l'impression que les clients comment à être plus ouverts à ce sujet. Récemment on m'a proposé des mission avec du "remote partiel" à Paris, Marseille, et donc Lyon.

Après, pour moi ça reste au client de prendre en charge toutes les contraintes liées aux déplacements. Et si il y bien entendu les frais engendrés par la mission, les autres contraintes (temps "perdu" lié aux déplacements) devraient en faire partie, à moins que d'office le TJM soit assez élevé.

Du coup, toi tu arrives à répercuter ces "contraintes" sur ton TJM, ou tu prends uniquement en compte les frais de déplacement et hébergement? Et tu acceptes des missions dans toute la France, ou tu "limites" tes déplacements?

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04/04/18 à 18:34
ENiYi
Freelance
impliqué
Inscrit le 09 Fév 2016
Messages: 312
Bonjour,

Je ne sais pas où est-ce que vous êtes rendus dans votre négociation; mais voici ce que moi je ferais à votre place.

1- TJM: je demanderai un TJM qui personnellement me convient pour compenser le temps que je passerai à me déplacer chez le client; je parle des déplacements sur les 500kms.

2- Le client veut prendre en charge les frais au réel c'est tant mieux et d'ailleurs c'est préférable (pour ma part) :
a- Je prends un hôtel avec dîner inclus : à midi, je déjeune à mes frais.
b- Le transport train ou avion + taxis pour lier les bouts (Une certaine sté de VTC procure les factures online; simple et rapide). Sur place, je privilégie les tickets de transport en commun journalier. L'idéal est de se trouver un hôtel pas loin du client si possible. J'exclus l'idée de prendre mon véhicule personnel car conduire 1000kms A/R, je ne pense pas que ce soit marrant tout le temps; peut être au début mais à la longue ça doit être usant.

Je ferai une copie des justificatifs pour ma compta et pour la facturation j'adresserai deux factures : une pour la prestation, et une autre plus détaillée pour les frais. Cette dernière permettra de faire le rapprochement si nécessaire avec mes relevés de compte.

Il y a quelques années, je vivais dans l'Ouest et j'avais une mission à Lyon. Je n'ai pu avoir qu'un TJM all included et pour la logistique il fallait se contenter de l'essentiel pour ne pas cramer tout le TJM. Je n'avais même pas droit au télétravail donc je devais être sur site 5/5 et donc difficile de rentrer tous les weekend. Si mon client prenait les frais au réel, je pense que j'aurais préféré.

Cdt

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04/04/18 à 21:15
pacodoso
Freelance
impliqué
Inscrit le 21 Jan 2016
Messages: 243
ENiYi a écrit:
Bonjour,

Je ne sais pas où est-ce que vous êtes rendus dans votre négociation; mais voici ce que moi je ferais à votre place.

1- TJM: je demanderai un TJM qui personnellement me convient pour compenser le temps que je passerai à me déplacer chez le client; je parle des déplacements sur les 500kms.



Je suis toujours en discussion sur les modalités suivantes : 380 € + frais au réel.
Mais mon soucis est qu'il y a un intermédiaire, qui doit prendre sa belle marge au passage...

Au départ, j'étais parti sur un TJM de "base" de 400 €, et j'avais estimé les différents frais (train, hébergement, repas) pour arriver à un TJM "lissé" de 450 €, en me basant sur 2 jours "sur site" toutes les 2 semaines.

Mais l'intermédiaire était revenu vers moi en me disant que le client trouvait le TJM de base trop élevé : j'ai donc accepté de faire un "geste" en le passant à 380 €.

Pour les frais, le client a donc souhaité partir sur les "frais réels" plutôt que le TJM lissé, sachant qu'au final il y aurait peut-être même moins de jours sur place.

Mais entre les paroles et les faits, rien n'est garanti donc je souhaiterais en effet demander une "compensation" pour les jours sur site.

=> Je pense donc proposer 450 € pour les journées sur place, et/ou demander 1/2 journée de repos par semaine lorsque j'ai eu un déplacement dans la semaine. C'est correct?

ENiYi a écrit:


2- Le client veut prendre en charge les frais au réel c'est tant mieux et d'ailleurs c'est préférable (pour ma part) :
a- Je prends un hôtel avec dîner inclus : à midi, je déjeune à mes frais.
b- Le transport train ou avion + taxis pour lier les bouts (Une certaine sté de VTC procure les factures online; simple et rapide). Sur place, je privilégie les tickets de transport en commun journalier. L'idéal est de se trouver un hôtel pas loin du client si possible. J'exclus l'idée de prendre mon véhicule personnel car conduire 1000kms A/R, je ne pense pas que ce soit marrant tout le temps; peut être au début mais à la longue ça doit être usant.

Je ferai une copie des justificatifs pour ma compta et pour la facturation j'adresserai deux factures : une pour la prestation, et une autre plus détaillée pour les frais. Cette dernière permettra de faire le rapprochement si nécessaire avec mes relevés de compte.

Il y a quelques années, je vivais dans l'Ouest et j'avais une mission à Lyon. Je n'ai pu avoir qu'un TJM all included et pour la logistique il fallait se contenter de l'essentiel pour ne pas cramer tout le TJM. Je n'avais même pas droit au télétravail donc je devais être sur site 5/5 et donc difficile de rentrer tous les weekend. Si mon client prenait les frais au réel, je pense que j'aurais préféré.



a - c'est courant les hôtel avec dîner inclus? pour le petit déjeuner je veux bien, mais dîner ça risque d'être emmerdant si j'arrive "tard" la veille de mon arrivée chez le client, ou si je pars "tôt" le jour ou je rentre chez moi

b - le train c'est ok, mais il faudrait effectivement que je demande à inclure un certains nombre de trajets en taxi et/ou VTC : j'ai regardé le trajet entre la gare et le client en transport en commun, et il y a environ 1h30. Donc ça ne me semble pas exagéré de demander cela pour l'arrivée et le départ

Pour la facturation, c'est également pertinent : mais du coup le délais de remboursement des frais est le même que pour la prestation? ou cela se négocie?

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05/04/18 à 09:48
ENiYi
Freelance
impliqué
Inscrit le 09 Fév 2016
Messages: 312
Bonjour,
pacodoso a écrit:
Mais mon soucis est qu'il y a un intermédiaire, qui doit prendre sa belle marge au passage...
Ceci ne doit aucunement être votre soucis. Demandez ce qui vous convient et l'intermédiaire se démerdera. La surprise sera moins douloureuse quand au final vous découvrirez à combien vous êtes réellement facturé au client final. Je vous conseille de demander un TJM = au TJM que vous demanderez dans votre ville + une majoration pour compenser le temps de trajet sur les 500kms (à vous de voir combien vous apaisera pour ça). Je vous déconseille de différencier un TJM en remote d'un TJM sur site car si de base, vous êtes déjà à 4/5j en remote, le client peut vite vous laisser en 5/5 en remote et intervenir ponctuellement.
pacodoso a écrit:
Mais l'intermédiaire était revenu vers moi en me disant que le client trouvait le TJM de base trop élevé : j'ai donc accepté de faire un "geste" en le passant à 380 €
C'est lui qui le dit par rapport à sa marge.
pacodoso a écrit:
=> Je pense donc proposer 450 € pour les journées sur place, et/ou demander 1/2 journée de repos par semaine lorsque j'ai eu un déplacement dans la semaine. C'est correct?
Tout se négocie mais j'ai bien peur qu'une demi-journée de repos soit trop demandé. Nous sommes freelance; on soumet des conditions tarifaires sur notre offre de service : le client est OK on signe; sinon on continue ailleurs.
pacodoso a écrit:
a - c'est courant les hôtel avec dîner inclus? pour le petit déjeuner je veux bien, mais dîner ça risque d'être emmerdant si j'arrive "tard" la veille de mon arrivée chez le client, ou si je pars "tôt" le jour ou je rentre chez moi

b - le train c'est ok, mais il faudrait effectivement que je demande à inclure un certains nombre de trajets en taxi et/ou VTC : j'ai regardé le trajet entre la gare et le client en transport en commun, et il y a environ 1h30. Donc ça ne me semble pas exagéré de demander cela pour l'arrivée et le départ

Pour la facturation, c'est également pertinent : mais du coup le délais de remboursement des frais est le même que pour la prestation? ou cela se négocie?
a- Il y en a quelques uns... à voir les horaires du resto.
b- Le taxi ne devrait pas poser problème à l'arrivée et au départ. C'est une sécurité de le mentionner dès le début pour éviter les situations de : "ça on prend; tel autre on ne prend pas etc"
Pour les délais de remboursement; ça se négocie.

En résumé : tout se négocie. Voyez avec votre situation personnelle pour voir s'il vous faut coûte que coûte la mission et savoir doser la négociation.

Courage!

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