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Justificatif de frais


Justificatif de frais

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04/04/18 à 21:00
François2
Freelance
impliqué
Inscrit le 24 Jan 2018
Messages: 189
Bonjour,

Si nous utilisons un logiciel de scan de justificatif et de facture et note de frais , est ce que nous devons absolument garder l'orginale ? Je parle notamment des justificatifs de factures de repas

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04/04/18 à 22:44
findus
Freelance
Grand Maître
Inscrit le 10 Avr 2007
Messages: 3608
OUI

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04/04/18 à 23:10
Pragmateek
Freelance
Grand Maître
Inscrit le 10 Déc 2014
Messages: 1001
Bonjour,

Oui pendant au moins 10 ans, même après fermeture de la structure, si je ne m'abuse.

Et pour le stockage physique la boite de coton-tiges fait bien le job. Mr. Green

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04/04/18 à 23:16
François2
Freelance
impliqué
Inscrit le 24 Jan 2018
Messages: 189
Pragmateek a écrit:
Bonjour,

Oui pendant au moins 10 ans, même après fermeture de la structure, Mr. Green


Mais il y a des applications qui scan la facture et qui génère une note de frais avec un stockage illimité.

Est ce n'est pas suffisant ?

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04/04/18 à 23:33
Pragmateek
Freelance
Grand Maître
Inscrit le 10 Déc 2014
Messages: 1001
À ma connaissance non, la loi impose un stockage physique des justificatifs.

Ça ne veut pas dire que le contrôleur va s'amuser avec ces papiers le cas échéant, il se basera sans doute plutôt sur la version électronique, le contrôle se faisant d'abord à distance il me semble.
Mais en cas de contrôle approfondi sur place il peut les réclamer.

Après dans l'absolu ce n'est pas absurde, il y a toujours un risque, certes minime, que le service de stockage numérique les perde.
Risque qui peu bien sûr encore être amoindri par ses propres backups.
Et bien sûr l'original peut lui aussi disparaître avec le temps, les encres ne tenant pas bien, sans parler des incendies ou perte.

Ça fait partie de ces nombreuses choses dont on peut discuter car elles sont discutables, mais ce qui compte c'est que la loi est la loi.
C'est comme les cotisations sociales, les impôts et taxes diverses, personne ne sait si c'est juste/injuste ou bien/mal, tout ça c'est discutable et subjectif, la seule chose certaine c'est que des gens puissants et armés les imposent et qu'en tant que citoyen faible et désarmé il n'y a pas d'alternative à l'obéissance, ça fait des milliers d'années que ça fonctionne comme ça, pourquoi changer ? Wink

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05/04/18 à 10:07
hmg
Conseiller entreprise
avatar
Grand Maître
Inscrit le 09 Jan 2005
Messages: 23667
Bonjour,

Depuis mars 2017, il existe une possibilité de garder les documents sous format pdf (mais les conditions sont à s'arracher les cheveux : scan signé, couleurs conservées, document entier...).


_________________
Cordialement,

- HMG - hmg_71@yahoo.fr
Expert comptable - Paris - www.hmgec.com
Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas.
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