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Notes frais déplacement en micro

Leos

96 Messages

très actif
17/06/2021 à 12:09

bonjour

je suis en mission depuis 3 mois avec un client (pas d'intermédiaire). Suite aux allégements sanitaires il voudrai que je vienne sur place 2 jours par semaine sauf que c'est à 100 km de mon domicile (AR). Mon tjm initial était négocié pour du full remote et il n'y avait pas de renégociation de prévu. Par contre il est ok pour me rembourser les frais de déplacements mais je sais pas comment ça se passe vu que je suis en micro.
Faut que je fasse l'équivalent d'une note de frais ?  Merci

Droopyann

456 Messages

impliqué
17/06/2021 à 12:35

Bonjour Leos,

Les frais sont en vrai problème en micro.
En effet, vous n'allez pas pouvoir les déduires de votre CA, donc vous allez être taxé dessus comme du chiffre d'affaire. Dans l'absolu, il faudrait calculer vos frais et y ajouter les cotisations / taxes associés que vous allez devoir payer.

Pour le client, il faut je pense juste prévoir 2 TJM différents (à distance ou sur place).

Yann
EURL-IS depuis juillet 2019

Laura.p63

571 Messages

impliqué
17/06/2021 à 13:56

Bonjour
expliquez à votre client que si vous devez lui facturer les frais il y aura une marge pour inclure les différentes taxations...ça le motivera peut être à renégocier.
Vous aurez quand même aussi du trajet donc du temps de perdu, ça me paraît un peu 'limite" de vous demander à passez en présentiel sans renégociation alors que ce n'était pas ce qui était prévu dans le contrat initial..;

_lael

726 Messages

impliqué
17/06/2021 à 15:06

Droopyann a écrit :Les frais sont en vrai problème en micro.
En effet, vous n'allez pas pouvoir les déduires de votre CA, donc vous allez être taxé dessus comme du chiffre d'affaire. Dans l'absolu, il faudrait calculer vos frais et y ajouter les cotisations / taxes associés que vous allez devoir payer.
 
J'ai envie de dire que c'est pas le problème du client.
S'il était en entreprise normale ces frais seraient déductibles à 100%.

S'il a fait le choix du micro c'est pour tout un tas d'autres avantages.
C'est un peu ridicile de retourner sa veste une fois confronté aux "inconvénients" du statut tels que la non déductibilité des charges.

C'est un peu comme vouloir le beurre et l'argent du beurre : les avantages sans les inconvénients.

C'est pas au client de compenser les choix statutaires de son fournisseur, c'est franchement le monde à l'envers.


Par contre, si contractuellement c'est prévu entièrement en remote, alors à ce compte-là rien ne vous empêche de proposer le remboursement des frais kilométriques + une indemnité pour le temps perdu en contrepartie de cette modification contractuelle.
Libre à vous de fixer cette indemnité de sorte que ça compense vos charges sociales/fiscales additionnelles.

Mais aller voir le client en disant "vous devez compenser ma hausse de charges sociales et fiscales" c'est franchement gonflé.

Freelance91

1737 Messages

Grand Maître
17/06/2021 à 16:25

Vous pouvez aussi lui demander de payer lui-même directement les frais.

Leos

96 Messages

très actif
17/06/2021 à 17:48

Merci
@freelance91  je pense que c'est ce qu'il voudrais sauf que je préfère utilsier ma voiture donc je pense pas qu'il accepte de me prêter sa cb pour l'essence.
Je suis le seul presta donc je pense qu'il s'attend à ce que je lui amène ma note et mon ticket comme ses employés.
@lael c'est bien prévu en remote mais le contrat a été fait en plein confinement, j'ai rien qui mentionne un retour sur place.
Je vais voir pour la refacturation mais comme je dois y inclure mes cotis' , l'indemnité de temps perdu risque d'être salée.

Là où ça se complique c'est qu'il m'annonce ça 2 mois avant la fin de la mission, au moment où on doit voir si elle est renouvelée. Je pense que si j'y vais en mode il faut qu'on renégocie ça peut jouer pour la suite. Et d'un autre côté si j'attends le renouvellement il va pas comprendre pourquoi je lui facture rien pendant 2 mois et après je lui demande un TJM plus élevé. C'est aussi pour ça que j'essayais de séparer le TJM et les frais de déplacement.

Droopyann

456 Messages

impliqué
17/06/2021 à 18:07

_lael a écrit :J'ai envie de dire que c'est pas le problème du client.
S'il était en entreprise normale ces frais seraient déductibles à 100%.

S'il a fait le choix du micro c'est pour tout un tas d'autres avantages.
C'est un peu ridicile de retourner sa veste une fois confronté aux "inconvénients" du statut tels que la non déductibilité des charges.

C'est un peu comme vouloir le beurre et l'argent du beurre : les avantages sans les inconvénients.

C'est pas au client de compenser les choix statutaires de son fournisseur, c'est franchement le monde à l'envers.


Par contre, si contractuellement c'est prévu entièrement en remote, alors à ce compte-là rien ne vous empêche de proposer le remboursement des frais kilométriques + une indemnité pour le temps perdu en contrepartie de cette modification contractuelle.
Libre à vous de fixer cette indemnité de sorte que ça compense vos charges sociales/fiscales additionnelles.

Mais aller voir le client en disant "vous devez compenser ma hausse de charges sociales et fiscales" c'est franchement gonflé.
 
Bonjour _lael,

Vous avez mal compris mon propos je pense.
Je parlais de ces charges car simplement facturer les frais au réel en micro revient à perdre de l'argent. Il faut en être conscient.

Je suis d'accord que dans l'absolu, le client n'a pas à "subir" les choix statutaires du prestataire.
Tout comme le prestataire peut faire comprendre que le tarif n'est psa le même sur place ou à distance.

Je pense qu'on va être de plus en plus confronté à cette question de différencier le TJM en fonction du travail à distance ou non.
Comme vous le dites, il n'y a pas que les frais de déplacements mais aussi le temps perdu à prendre en compte.

Yann
EURL-IS depuis juillet 2019

Freelance91

1737 Messages

Grand Maître
18/06/2021 à 09:48

Vous ne pouvez pas avoir le beurre ( régimé forfaitaire hyper simplifié ) et l'argent du beurre ( déduction des frais réels ).

Si j'étais le client, vous me présentez une note de frais de 100, je vous rembourse 100, ce n'est pas mon problème si vous avez choisi un régime forfaitaire, les charges sociales, l'urssaf ...

Leos

96 Messages

très actif
18/06/2021 à 11:06

Alors en fait ma question c'était comment faire justement pour facturer ses frais. J'ai pas demandé de beurre, crémière et comagnie ^^
Simplement je savais pas qu'on pouvait faire de note de frais en micro. En gros c'est une facture ? Je peux donc en éditer une juste pour indiquer les frais de déplacements ?

_lael

726 Messages

impliqué
18/06/2021 à 12:38

Je sais qu'il est possible de faire des débours refacturés au client mais il y a un formalisme à respecter.
L'avantage étant qu'ils sortent de votre CA.

En particulier ça n'inclut pas les indemnités kilométriques.
Ça n'inclut que les frais réels (péage, essence(à confirmer), etc...) et pour les factures de débours elles doivent être demandées au nom du client en théorie.

Mais c'est pas intéressant dans votre cas.
Les IK incluent l'usure du véhicule  et représentent facilement 3-4fois le prix de l'essence seule donc c'est probablement mieux de facturer des IK quitte à payer des charges sociales et impôts dessus.

Laura.p63

571 Messages

impliqué
18/06/2021 à 13:54

Je ne crois pas que l'essence puisse donner lieu à des frais de débours (ni tout ce qui concerne effectivemement les frais kilométriques). Ca marcherait si vous preniez non des transports en commun mais vous ne pouvez pas faire de facture de carburant au nom de votre client.
Je ne retrouve pas le texte légal mais j'avais fais des recherches sur le sujet et j'étais tombé sur pas mal d'articles qui mentionnaient cette exclusion.
exemple : 
https://espace-autoentrepreneur.com/ruche/article/les-frais-de-debours-de-lauto-entrepreneur

philippe78

14 Messages

discret
18/06/2021 à 17:16

le mieux pour pas payer est quil vous loue une voiture 2 jours à chaque fois

sinon pourquoi pas négocier un ticket cb/ payage mais sur un compte a part

Yebor

57 Messages

actif
19/06/2021 à 22:07

Bonjour, 

De mon côté, j'ai eu le même cas lorsque j'était en Autoentreprise et je faisait 2 factures :
- une facture de la prestation
- une facture de frais de débours que je n'ajouté pas ensuite à la déclaration URSSAF

J'avais posé plusieurs fois la question à l'URSSAF et au final il savait pas trop répondre mais sur le principe je pense pas que tu auras pas de problème, j'avais seulement inclus vol, hotel, voiture de location mais sans essence ou barême kilométrique

Tu as quelques information sur ce site :
https://www.portail-autoentrepreneur.fr/academie/gestion-auto-entreprise/facturation/frais-de-debours

Du coup l'idéal serait effectivement la location de voiture payé directement par l'entreprise mais sinon facturation en frais de débours d'une voiture de loc plutôt que ta voiture perso et ça ne fera pas gonfler le CA (ni les charges) ou alors tu négocies avec ton client un forfait frais de déplacement que tu factures en plus en tenant compte des charges URSSAF

Leos

96 Messages

très actif
20/06/2021 à 18:40

merci je savais pas que l'essence entrait pas dans les notes de frais. Du coup oui la voiture de location peut être une bonne idée. faut que j'en parle à mon client ça me permet de tout couvrir d'un coup.
@Yebor tu faisais une facture de presta avec juste te frais de vol hôtel, etc. ou c'étais inclus sur la même facture que ta prestation initiale ?Et les frais de débours ça ne compte pas non plus pour les plafonds de micro et tva ?

Laura.p63

571 Messages

impliqué
20/06/2021 à 20:23

Leos a écrit :merci je savais pas que l'essence entrait pas dans les notes de frais. Du coup oui la voiture de location peut être une bonne idée. faut que j'en parle à mon client ça me permet de tout couvrir d'un coup.
@Yebor tu faisais une facture de presta avec juste te frais de vol hôtel, etc. ou c'étais inclus sur la même facture que ta prestation initiale ?Et les frais de débours ça ne compte pas non plus pour les plafonds de micro et tva ?
l'essence entre bien dans les notes de frais mais juste pas dans les frais de débours.
Vous n'indiquez pas les montants perçus en frais de débours dans votre CA, donc non ils ne rentrent pas en compte pour les plafonds AE et TVA.
(d'ailleurs si vous êtes en AE et que votre client est un entreprise assujettie à la TVA, il sera probablement plus intéressant pour lui de régler directement les frais...)

Yebor

57 Messages

actif
21/06/2021 à 08:56

Je faisait une facture spéciale avec un autre numéro de facture et en indiquant bien facture de frais de débours. Elle était envoyé au client en même temps mais j'avais bien 2 facture distincte.

La facture de frais de débours n'était ensuite pas vraiment connu de l'URSSAF car tu n'en tiens pas compte pour calculer le montant de ta déclaration mensuelle, donc elle ne fait augmenter aucun plafond.

Il faut le voir comme un remboursement de frais lié à l'execution de la prestation, le montant demandé doit être exactement le même au centime près que les factures (vol, location voiture etc)

Leos

96 Messages

très actif
21/06/2021 à 15:35

Super merci beaucoup pour toutes ces précisions

hmg

26116 Messages

Grand Maître
27/07/2021 à 03:04

Bonjour,

Il me semble important de revenir sur ce fil que je n'ai pas vu passer pour préciser la notion de débours et notes de frais en micro. 

En micro, ce n'est pas un CA qui doit être déclaré : ce sont les encaissements (y compris remboursements de frais ou commissions retenues par intermédiaire). Les charges sont comptées en forfaitaire. 

Seuies exceptions (uniquement si activité BNC) : 
- les encaissements qui sont rétrocèdes (en gros : honoraires reversés à un professionnel vous ayant remplacé auprès du client). 
- débours. 

ATTENTION : Les débours ne sont pas des frais que vous avez exposés.

Des débours sont des factures faites à votre client que vous avez payées à sa place !!! Ce ne sont pas des frais. 

Si ces factures ne sont pas payées, c'est votre client qui est poursuivit pas vous. 

Autant dire que les débours sont RARES. Exemple type : avocat ou formaliste ayant avancé les frais de procédure pour son client. Et uniquement, si les factures sont au nom du client.

Cordialement,

- HMG - hmg_71@yahoo.fr
Expert comptable - Paris - www.hmgec.com
Pensez à regarder le contexte et la date des réponses. Elles ne s'appliquent pas toujours à tous les cas.