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Système de numérotation des factures

Yebor

314 Messages

impliqué
08/01/2022 à 10:41

Bonjour,

J'ai actuellement un système de numérotation de facture qui je pense n'est pas vraiment conforme. J'essaye de voir quelle serait la meilleure solution pour régler ça.

Je facture actuellement avec la séquence suivante : FA_YYMMDD_XX, si j'établie une facture le 08/01/2022 elle aura donc le numéro FA_220108_01 et si une 2ème doit être établie le même jour elle portera le numéro FA_220108_02.

En passant chez Numbr, ils m'ont indiqué que je pouvais utiliser leur système de facturation et que les numéros de factures doivent se suivrent. 

Le fait d'utiliser un numéro incrémental va donner des informations à mes clients sur le fait de facturer ou non un autre client en parallèle. Si par exemple j'ai un client N°1 à qui je vais facturer de manière régulière les factures suivantes :
- FA_001
- FA_002
- FA_004

Il va donc comprendre immédiatement qu'une facture FA_003 n'a pas était émise pour lui et que j'ai donc pris une prestation en parallèle de la sienne. En général ça pourrait arriver si par exemple je dois effectuer une prestation pour un 2ème client mais seulement de quelques heures (je m'arrange pour faire ça en plus le week-end). Le client N°1 pourrait alors se poser des questions sur le fait que je facture autre chose en parallèle de sa prestation.

Pour éviter ça, je me demande si je peux avoir une série différencié par client. 

Sur le site des impôts on retrouve les informations suivantes :

La numérotation des factures peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité de l’assujetti le justifient. L’assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale.Il en résulte que, pour chaque série distincte de factures, les assujettis peuvent utiliser un système de numérotation propre pour chaque série à condition :- que la numérotation soit effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l'émission des factures ;- qu'elle soit continue ;- et que le dispositif retenu au sein de l'entreprise garantisse que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro. Il est conseillé à cet égard d’utiliser pour chaque série de factures un préfixe de numérotation distinct de façon à éviter toute possibilité de confusion.
Est-ce que je pourrais alors avoir un système avec deux séries différentes et utiliser le préfixe "FA_CUS1" pour le premier client et "FA_CUS2" pour le deuxième client. La confidentialité de mon activité commerciale serait alors un argument pour justifier ses séries différentes.

On aurait alors les factures du client 1 de manière chronologique et continue :
FA_CUS1_001
FA_CUS1_002
FA_CUS1_003

Et les factures du 2ème client également continue de la même manière sans avoir de possibilité de créer deux numéros de factures identiques.

Je ne pense pas que le système de numérotation de Numbr permettent de faire ça mais je pourrais peut-être continuer à faire moi-même mes factures mais en adaptant la numérotation pour être plus proche de ce que demande les impôts. 

Note : normalement c'est surtout pour éviter la fraude en supprimant des factures, mais j'imagine que dans mon cas c'est assez simple à vérifier pour un contrôleur que la totalité des sommes qui sont arrivé sur le compte bancaire correspondent bien à la totalité des factures émises (il n'y a pas de paiement en espèce possible ou autres).

14529

41 Messages

actif
08/01/2022 à 12:09

Bonjour,

Je fais comme vous l'envisagez depuis plusieurs années :

Client A :
CLIA_2022-01
CLIA_2022-02

Client B :
CLIB_2022-01
CLIB_2022-02

Et ça a été validé par mes comptables successifs.

Yebor

314 Messages

impliqué
08/01/2022 à 12:25

Je vous remercie pour votre réponse ! ça me permet de savoir que c'est bien possible d'avoir une série par client. Mon ancien comptable ne m'a jamais vraiment alerté sur mon ancien système de numérotation ... mais je pense que la série / client serait plus proche de ce que souhaite les impôts en cas de contrôle

Droopyann

793 Messages

impliqué
08/01/2022 à 13:29

Yebor a écrit :Il va donc comprendre immédiatement qu'une facture FA_003 n'a pas était émise pour lui et que j'ai donc pris une prestation en parallèle de la sienne. En général ça pourrait arriver si par exemple je dois effectuer une prestation pour un 2ème client mais seulement de quelques heures (je m'arrange pour faire ça en plus le week-end). Le client N°1 pourrait alors se poser des questions sur le fait que je facture autre chose en parallèle de sa prestation.
 
Vous êtes indépendant, vous faites ce que vous voulez.
Votre client n'échète pas votre exclusivité. Du moment que vous répondez à ses besoins, peut importe ce que vous faites (facturez) à côté.
S'il vous cherche des ennuis par rapport à ça, parlez lui de prud'homme et de requalification de votre boulot en contrat de travail

Yann
EURL-IS depuis juillet 2019

Yebor

314 Messages

impliqué
08/01/2022 à 13:41

Droopyann a écrit :Vous êtes indépendant, vous faites ce que vous voulez.
Votre client n'échète pas votre exclusivité. Du moment que vous répondez à ses besoins, peut importe ce que vous faites (facturez) à côté.
S'il vous cherche des ennuis par rapport à ça, parlez lui de prud'homme et de requalification de votre boulot en contrat de travail
En fait, mon client ne va rien me dire mais je me dit simplement deux choses :
  1. Il n'a pas besoin de savoir si je facture d'autres clients, leur nombre etc. en parallèle de sa prestation
  2. Le fait de le savoir pourrait potentiellement avoir un impact négatif sur mes futures prestations (perte de contrat, suivi ou charge de travail plus importante fournit etc.)
Je travaille exclussivement en full remote et c'est donc important d'avoir une confiance à 100% sur mon activité, il n'y a actuellement aucun problème avec ça et pour le moment je n'ai jamais eu à facturer en parallèle les deux clients mais je me dit simplement que si ça doit arriver seulement pour quelques heures, il n'y a pas forcément besoin d'alerter le premier client avec un numéro de facture manquant ...

Je pense que je vais partir sur la méthode d'une série de numérotation par client, je savais pas si ça se pratiquait mais comme j'ai eu une confirmation de 14529, j'imagine que ça doit être ok et ça me permet de garder la part de confidentialité qui m'intérèsse dans ma gestion.