Assistant(e) Secrétariat Général F/H

Description de la mission :

FONCTION
- Gérer le suivi administratif du personnel mis à disposition (absences, congés, mouvements internes, accès )
- Gérer les contrats et les relations avec les sociétés de services
- Enregistrer, suivre et procéder au règlement des factures en effectuant les contrôles nécessaires
- Assurer la gestion des moyens généraux (économat, travaux, réparations, entretiens des matériels )
- Assurer les tâches de Secrétariat pour la Direction Générale
- Appliquer les normes, la méthodologie et les règles de sécurité mises en place chez notre client y compris concernant la protection des données personnelles

ACTIVITES PRINCIPALES
Assistance au Secrétariat Général :
Gestion des relations avec les différents fournisseurs : visio-conférence, téléphonie, économat, mobiliers, photocopieurs, etc.
Traitement des factures, actualisation des fichiers de suivi.
Gestion de la logistique du site client en appui du Secrétaire Général en particulier sur le suivi des contrats de maintenance et de sécurité du site.
Vérification des demandes de remboursement de frais présentées par les collaborateurs et actualisation des fichiers de suivi.
Organisation et suivi des formations.
Suivi des absences des collaborateurs mis à disposition et validation pour les MAD.
Traitement des Fiches mouvements et mise à jour des annuaires, des plans des bureaux des 3 sites et création des badges d'accès.
Suivi des évaluations annuelles, des...

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